Worauf KMU bei der Einführung des QR Einzahlungsscheins (im Juni 2020) achten sollten

Titelbild - Worauf KMU bei der Einführung des QR Einzahlungsschein im Juni 2020 achten sollten
von Philipp Steiner
Adieu oranger Einzahlungsschein. Dieser wird im Zuge der Harmonisierung des Zahlungssystems schweizweit angepasst, erhält einen QR Code und wird Druckerfreundlicher. KMU sollten sich als Rechnungsempfänger und -steller auf den Transfer vorbereitung. Eine Zusammenfassung mit Links zu den relevanten Informationsportalen.


In diesem Artikel

1 - Der neue QR Einzahlungsschein


Der weisse QR Einzahlungsschein gilt ab Juni 2020

Weshalb wird auf einen neuen Einzahlungsschein gewechselt?

Die bisherigen sieben verschiedenen Einzahlungsscheine werden künftig durch einen einzelnen ersetzt. Dieser neue "weisse" Einzahlungsschein mit dem prägnanten QR Code ist allerdings nur ein Teil der laufenden Harmonisierung des Schweizer Zahlungssystems. 

Im Kleinen bietet dieses eine einfache Möglichkeit, Rechnungen etwa via Smartphone zu scannen und erleichtern deren Verarbeitung. Im Grossen sollen die beiden historischen Zahlungssysteme der Post und Banken vereinheitlicht, sowie mit dem Standard (ISO-20022) auch eine Annäherung an die aktuelle Norm vieler europäischer Länder vorgenommen werden. Diese Transformationsphase ist bereits seit 2017 im Gange und wird voraussichtlich 2022 abgeschlossen werden. 

Als kurzen Überblick empfehlen wir diese Acht Antworten zur Einführung des neuen Einzahlungsscheins.



Anmerkung:

Die roten und orangenen Einzahlungsscheine sind nach der Parallelphase ab dem 1. Oktober 2022 ungültig. Bis dahin sollte die Umstellung auf die QR-Einzahlungsscheine erfolgt sein.



Wie sieht der weisse Einzahlungsschein aus?

Ab dem 30. Juni 2020 müssen alle Rechnungsempfänger in der Schweiz in der Lage sein, den abgebildeten neuen Einzahlungsschein zu verarbeiten.

Die markanteste Änderung ist die farblich neutrale Sektion des Einzahlungsscheins im unteren Drittel. Bisherige Farbcodierungen Rot und Orange werden überflüssig.

Besonders wichtig ist der neue Swiss QR Code, mit helvetischer Flagge im Zentrum. Dieser wird den Zahlungsverkehr vereinfachen. Denn anstatt wie bisher die ellenlange IBAN Nummer einzutippen, lassen sich alle relevanten Informationen via Smartphone oder QR Scanner praktisch einlesen. 


Mustervorlage Rechnung mit neuem QR-Einzahlungsschein


Veränderungen für Rechnungsempfänger

  • QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Daten

  • Neue Zahlungsreferenzen

  • Kontonummern-Formate


Vorteile als Rechnungsempfänger

  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung

  • Alle Zahlungsinformationen integriert im Swiss QR Code

  • Weniger Fehler beim Einlesen

  • Spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand

  • Digital und beleghaft


Zusätzliche Vorteile als Rechnungssteller

  • Rechnungsstellung in Franken und Euro

  • Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand

  • Elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen


Welche Vorgaben muss der QR-Einzahlungsschein erfüllen?

Grundsätzlich sollen die neuen Einzahlungsscheine mit jedem normalen Drucker ausgedruckt werden können. Durch die Entahme des farbigen Hintergrunds soll Druckertinte gespart werden. Laut einer von SIX in Auftrag gegebenen Studie, werden besonders kleine Unternehmen stark von diesem Vorteil profitieren.

Alle Rechnungsempfänger müssen per 30. Juni 2020 in der Lage sein, QR Rechnungen zu bezahlen. Für viele KMU setzt das eine Anpassung der Business-Software-Lösung (ERP) voraus. Die Gestaltung des neuen Einzahlungsscheins wurde detailliert in einem Style Guide festgehalten.

Style Guideline

Offizielle Gestaltungsvorlagen zur QR-Rechnung in vier Sprachen

Arten zur Beilage und Integration vom Einzahlungsschein

Bildquellen: Style Guide QR-Rechnung: Das richtige Design bringt Geld