Worauf KMU bei der Einführung des QR Einzahlungsscheins (im Juni 2020) achten sollten

Titelbild - Worauf KMU bei der Einführung des QR Einzahlungsschein im Juni 2020 achten sollten
von Philipp Steiner
Adieu oranger Einzahlungsschein. Dieser wird im Zuge der Harmonisierung des Zahlungssystems schweizweit angepasst, erhält einen QR Code und wird Druckerfreundlicher. KMU sollten sich als Rechnungsempfänger und -steller auf den Transfer vorbereitung. Eine Zusammenfassung mit Links zu den relevanten Informationsportalen.


In diesem Artikel

1 - Der neue QR Einzahlungsschein


Der weisse QR Einzahlungsschein gilt ab Juni 2020

Weshalb wird auf einen neuen Einzahlungsschein gewechselt?

Die bisherigen sieben verschiedenen Einzahlungsscheine werden künftig durch einen einzelnen ersetzt. Dieser neue "weisse" Einzahlungsschein mit dem prägnanten QR Code ist allerdings nur ein Teil der laufenden Harmonisierung des Schweizer Zahlungssystems. 

Im Kleinen bietet dieses eine einfache Möglichkeit, Rechnungen etwa via Smartphone zu scannen und erleichtern deren Verarbeitung. Im Grossen sollen die beiden historischen Zahlungssysteme der Post und Banken vereinheitlicht, sowie mit dem Standard (ISO-20022) auch eine Annäherung an die aktuelle Norm vieler europäischer Länder vorgenommen werden. Diese Transformationsphase ist bereits seit 2017 im Gange und wird voraussichtlich 2022 abgeschlossen werden. 

Als kurzen Überblick empfehlen wir diese Acht Antworten zur Einführung des neuen Einzahlungsscheins.



Anmerkung:

Die roten und orangenen Einzahlungsscheine sind nach der Parallelphase ab dem 1. Oktober 2022 ungültig. Bis dahin sollte die Umstellung auf die QR-Einzahlungsscheine erfolgt sein.



Wie sieht der weisse Einzahlungsschein aus?

Ab dem 30. Juni 2020 müssen alle Rechnungsempfänger in der Schweiz in der Lage sein, den abgebildeten neuen Einzahlungsschein zu verarbeiten.

Die markanteste Änderung ist die farblich neutrale Sektion des Einzahlungsscheins im unteren Drittel. Bisherige Farbcodierungen Rot und Orange werden überflüssig.

Besonders wichtig ist der neue Swiss QR Code, mit helvetischer Flagge im Zentrum. Dieser wird den Zahlungsverkehr vereinfachen. Denn anstatt wie bisher die ellenlange IBAN Nummer einzutippen, lassen sich alle relevanten Informationen via Smartphone oder QR Scanner praktisch einlesen. 


Mustervorlage Rechnung mit neuem QR-Einzahlungsschein


Veränderungen für Rechnungsempfänger

  • QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Daten

  • Neue Zahlungsreferenzen

  • Kontonummern-Formate


Vorteile als Rechnungsempfänger

  • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung

  • Alle Zahlungsinformationen integriert im Swiss QR Code

  • Weniger Fehler beim Einlesen

  • Spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand

  • Digital und beleghaft


Zusätzliche Vorteile als Rechnungssteller

  • Rechnungsstellung in Franken und Euro

  • Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand

  • Elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen


Welche Vorgaben muss der QR-Einzahlungsschein erfüllen?

Grundsätzlich sollen die neuen Einzahlungsscheine mit jedem normalen Drucker ausgedruckt werden können. Durch die Entahme des farbigen Hintergrunds soll Druckertinte gespart werden. Laut einer von SIX in Auftrag gegebenen Studie, werden besonders kleine Unternehmen stark von diesem Vorteil profitieren.

Alle Rechnungsempfänger müssen per 30. Juni 2020 in der Lage sein, QR Rechnungen zu bezahlen. Für viele KMU setzt das eine Anpassung der Business-Software-Lösung (ERP) voraus. Die Gestaltung des neuen Einzahlungsscheins wurde detailliert in einem Style Guide festgehalten.

Style Guideline

Offizielle Gestaltungsvorlagen zur QR-Rechnung in vier Sprachen

Arten zur Beilage und Integration vom Einzahlungsschein

Bildquellen: Style Guide QR-Rechnung: Das richtige Design bringt Geld

Mustervorlage QR Einzahlungsschein

Aufgeteilt wird der Zahlschein in den Empfangsschein (links) sowie den Zahlteil QR-Rechnung (rechts). Nach wie vor sind alle relevanten Informationen den strengen Richtlinien entsprechend aufgedruckt.




QR Rechnungsformular selber ausdrucken

Die weissen Einzahlungsscheine können mit jedem beliebigen Drucker ausgedruckt werden. Druckbereite Rechnungsformulare, etwa mit Perforation, können günstig gekauft werden. Jetzt bestellen:



Stolpersteine: Ungültiger Zahlteil mit Empfangsschein


Bei der Platzierung der QR Rechnung ist die vorgegebene Vermassung präzise einzuhalten. Beide abgebildeten Ausdrucke sind unzulässig, da die QR Rechnung nicht nach der Vorgabe im unteren Segment des A4 Blattes platziert wurde.
Richtiger Ausdruck beachten


Bisherige Farbcodierung wie jene der bekannten Einzahlungsscheine in orange oder rot sind überflüssig. Auf Farbflächen ist vollends zu verzichten, denn diese können die Lesbarkeit stören.
Auf Farbflächen verzichten


Auch die Reihenfolge von Zahlteil und Empfangsschein ist korrekt einzuhalten. In diesem Beispiel wurde die Platzierung beider fälschlicherweise vertauscht.
Reihenfolge Zahlteil und Empfangsschein einhalten


Die vorgegebenen Schriftgrössen von minimal 6 pt und maximal 10 pt sind Pflicht und besonders detailliert vorgegeben. Dabei darf beispielsweise die Schriftgrösse der Werte gegenüber jener der Überschrift um 2 pt grösser sein soll. 

Ausnahmen bilden die Titel "Empfangsschein" und "Zahlteil", die in 11 pt (fett) dargestellt werden sollen. 
Schriftgrösse einhalten


Der kreativen Freiheit sind Schranken gesetzt. Erlaubt sind nur die vier definierten Schrifttypen. Diese sind Arial, Frutiger, Helvetica und Liberation Sans. 

Schriftfarbe ist immer Schwarz und die Schrift darf nicht kursiv gesetzt noch unterstrichen werden.
Nur aus vier definierten Schrifttypen wählen


Die Abmessung des vektorisierten Swiss QR Code muss beim Drucken zwingend die Masse 46 x 46 Millimeter einhalten. Gemäss ISO 18004 ist ein unbedruckter Rand in der Breite von vier Modulen (>= 1.6 Millimeter) vorzusehen. 

Als Erkennungszeichen ist das Schweizer-Kreuz-Logo mittig in der Dimension 7 x 7 Millimeter zu überlagern.
QR-Code Abbildungsgrösse einhalten


Nötige Vorbereitung für KMU

Wichtige Links zur Harmonisierung des Einzahlungsscheins

PaymentStandards.ch

Zentrale Kommunikationsplattform zur Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs

Ratgeber des Schweizer Bundes

Einführung der QR-Rechnung - so sorgen KMU vor

qr-rechnung.ch

Informationsseite von SIX zur QR-Rechnung.


Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Der Bund weist darauf hin, dass sich Rechnungsempfänger rechtzeitig vorbereiten. Empfohlen wird, dass sich Unternehmen umgehend bei ihrer Bank oder Softwarepartner beraten lassen. 

Jene KMU, die keine ERP-Software einsetzen, müssen nichts unternehmen. 
Sie sollten von ihren Banken über deren eigene Umstellungen informiert werden.

Auf PaymentStandards.ch findet sich eine gute Übersicht zur Einführung der QR-Rechnung bei Unternehmen. 
Downloadlink dazu im Bild:

Download zum Flyer "Der Weg zur QR-Rechnung" für Rechnungsempfänger und -steller


Nicht dabei was Sie gesucht haben?

Fragen Sie uns.