ORDNUNG AM ARBEITSPLATZ -
DAS OFREX-KAIZEN

Titelbild Worauf man beim Kauf einer 3.6 Volt Batterie achten sollte
von Philipp Steiner
Ein ordentlicher Arbeitsplatz kann einen nachweisbar positiven Einfluss auf die Effizienz und das persönliches Wohlbefinden haben. Wir haben mit der Aufräum-Coachin Mylène Nicole Alt über ihre Erfahrung gesprochen. Weiter zeigen wir, weshalb das japanische Ordnungsprinzip Kaizen Dir selbst helfen kann, den Durchblick zu bewahren.


Unordnung und Genie

Albert Einstein war ein Schreibtisch-Chaot. Sucht man via Google nach dem berühmten Wissenschaftler und dem Begriff Schreibtisch, dann hat wohl eine Bombe eingeschlagen. Die Ikone der Physik war am Arbeitsplatz die Unordnung in Person. Für ihn ergab das Chaos bestimmt in seiner Eigenart Sinn und verhalf ihm zur Orientierung. Für mich hingegen, als Ordnungsliebhaber bei Ofrex, der blanke Schrecken. Immerhin erspäht man auf seiner Arbeitsfläche dann doch noch die ein oder andere Sammelmappe.

5.5 Wochen auf der Suche

Ein gewisser Grad an Chaos kann zweifelsohne einen positiven Einfluss auf das kreative Arbeiten haben. Der Grat ist dann aber schmal und die Unordnung kann schnell kippen. Aus dem Chaos wird Stress und wir verlieren Zeit. Laut dem Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung verbringen wir durchschnittlich 5,5 Wochen im Jahr auf der Suche nach Dokumenten und anderen Dingen in Büro und Haushalt.

Hingegen kann aufräumen dann einen positiven Einfluss auf das persönliche Wohlbefinden haben. Das Phänomen hat einen Namen und nennt sich “Fresh Start”-Effekt (für Neuanfang). Danach lohnt es sich, regelmässig einen Schritt zurück zu machen, Ordnung zu schaffen und damit den Kurs neu zu setzen.

Mari Kondo und der Funken

Aufräumen ist spätestens seit Dezember 2018 wieder salonfähig geworden, als die Japanerin Mari Kondo auf Netflix, mit ihrer Wohlfühl-Serie über Aufräumen, die Herzen vieler Zuschauer eroberte. Die Technik ist einfach: Alles auf einen Haufen werfen, um die Gegenstände dann einzeln herauszunehmen und bewusst per Hand zu fühlen. “Does it spark joy?” - Sprüht also ein Funken der Begeisterung, dann wird der Gegenstand behalten. Ansonsten weg damit!


Nur… im Büro geht das natürlich nicht. Stell Dir bloss vor, Du arbeitest in der Buchhaltung und schmeisst zum Jahresputz mal alle Rechnungen über den Haufen!



Alles an seinem Platz.

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Experteninterview

Auch die Schweizerin Mylène Nicole Alt hat sich das Aufräumen zum Beruf gemacht. Nach langjähriger Berufserfahrung als Projektleiterin und Ausbildnerin hat sie dann als Aufräum- und Mental-Coachin den Sprung zur Selbstständigkeit gewagt. Ihr Motto: “Chaos ist eine Entscheidung. Ordnung ebenfalls.” Wir haben ihr einige Fragen zum Thema (Un-)Ordnung am Arbeitsplatz gestellt:

Jedes Papier soll möglichst nur einmal in die Hand genommen werden. Und bevor es wieder abgelegt wird, ist das Ziel, mit dem Thema einen Schritt weiter zu sein.

Mylène Nicole Alt, Aufräum und MentalCoachin

Weshalb ist Ordnung am Arbeitsplatz wichtig?
Gute Organisation/Ordnung am Arbeitsplatz spart Zeit und letztendlich auch Geld (aus Sicht der Firma/als Unternehmer). Menschen verbringen durchschnittlich 10 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach dem benötigten Unterlagen. Und es macht einfach mehr Spass, ein aufgeräumtes Büro zu betreten und die tägliche Arbeit ohne Verzögerung zu starten. Interessanterweise klagen viele Leute über zu wenig Zeit. Spätestens, wenn sie ihre Dossiers suchen, «haben» sie diese dann unweigerlich.
 
Was fällt Ihnen generell bei Büroräumen/beruflichen Arbeitsplätzen immer sofort auf?
Wie schwer sich die Menschen das Leben machen, wo es doch so einfach sein könnte. Vor lauter Stress nehmen sich die Wenigsten Zeit, das, was sie täglich tun, mal genauer anzuschauen, dafür fehlt ihnen paradoxerweise die Zeit. Lieber strengen sie sich mehr an, ärgern sich regelmässig über die gleichen Abläufe, die nicht funktionieren. Oder haben keine Idee, wie sie die Situation optimieren könnten. Das fängt schon damit an, dass die Büros wenig effizient eingerichtet sind (lange Wege zum Drucker). Und ja, Bewegung ist gesund, jedoch nicht die Hauptmotivation während der Arbeit.
 
Empfehlen Sie Hilfsmittel, um Ordnung zu behalten?
Ich liebe Outlook und terminiere mir Aufgaben gerne. Was soll ich alles in mein Gedächtnis packen, wenn ich einen Helfer habe? Eine klare Trennung zwischen noch nicht bearbeiteten und bereits in Arbeit befindlichen Pendenzen ist hilfreich. Jedes Papier soll möglichst nur einmal in die Hand genommen werden. Und bevor es wieder abgelegt wird, ist das Ziel, mit dem Thema einen Schritt weiter zu sein. Das gilt auch für die Bewirtschaftung der Mails.
 
Gibt es ein Ordnungssystem/-prinzip, das Sie am meisten anspricht?
Ich liebe es einfach und nehme seit Jahrzehnten und sehr pragmatisch Ablagefächer für meine Pendenzen und Ordner fürs Archiv. Es gibt raffinierte Systeme zur Terminierung/Wiedervorlage. Ich probiere immer erst das Simpelste, wenn es den Zweck erfüllt, fein. Wenn nicht, optimiere ich. Ziel soll immer sein, mich mehrheitlich dem Inhalt/meiner Arbeit zu widmen und nicht die Form/ein System zu perfektionieren.

Haben Sie Vorbilder in Sachen Ordentlichkeit?
Jeder ist sein eigener Benchmark und wenn es für ihn aktuell funktioniert, fein. Wenn nicht, macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. Viele Unternehmerinnen sind absolute Könner auf ihrem Gebiet und finden Administration total unsexy oder haben nie gelernt, sich gut zu organisieren. Oft sind es Kleinigkeiten, die im täglichen Büroalltag erstaunliche Verbesserungen bringen.
 
Warum sind gewisse Menschen so chaotisch am Arbeitsplatz?
Nach über 10 Jahren als professioneller Aufräum- und MentalCoach arbeite ich mehrheitlich am Mindset der Menschen, denn so, wie sie eine Sache tun, tun sie auch die meisten anderen. Selbstverständlich sind auch praktische Tipps hilfreich, doch sobald sich das Gerümpel im Kopf/in den Gedanken lichtet, finden die Leute in ihrem Tempo und ganz von selbst zur Ordnung, die ihnen entspricht.




Das Ofrex-Kaizen

Du hast mittlerweile bestimmt ordentlich Lust zum Aufräumen bekommen. Wir auch! Deshalb habe wir etwas recherchiert,  unseren Ordnungsdrang ausgepackt und für Dich das offizielle Ofrex-Kaizen entwickelt:

Kaizen setzt sich aus den japanischen Worten “kai” (Veränderung, Wandel) und “zen” (zum Besseren) zusammen und bedeutet somit “Veränderung zum Besseren”. Die Verbesserung erfolgt in schrittweiser, punktueller Perfektion oder Optimierung. Besonders etabliert hatte sich das Prinzip in der japanischen Autoindustrie und verhalf zum Durchbruch von Toyota auf dem starken, amerikanischen Automarkt. 



5S -Bewegungen



Ordnung schaffen: Entferne alles nicht Notwendige aus deinem Arbeitsbereich.

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Ordnungsliebe: Ordne die Dinge und bewahre sie an ihrem richtigen Platz auf.

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Sauberkeit: Halte deinen Arbeitsplatz sauber!

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Persönlicher Ordnungssinn: Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit.

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Disziplin: Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen.

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Unsere Vorschläge

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7W-Checkliste


  • Was ist zu tun?
  • Wer macht es?
  • Warum macht er es?
  • Wie wird es gemacht?
  • Wann wird es gemacht?
  • Wo soll es getan werden?
  • Wieso wird es nicht anders gemacht?



Fazit

Kaizen hat sich übrigens schon lange im Büro durchgesetzt und kommt regelmäßig zum Einsatz. Auch der Deutsche Effizienz-Profi Jürgen Kunz hat sich ein erfolgreiches Unternehmen um das Büro-Kaizen aufgebaut und hilft, Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen. Sein Motto dabei: “Wenn man Zeit zum suchen hat, so hat man auch Zeit zum aufräumen.” 


Na dann mal los!



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