Was ist Dokumentenechtheit?

Titelbild - Was ist Dokumentenechtheit?
von Philipp Steiner
Bestimmte Dokumente besitzen die gesetzliche Auflage, dass sie nachträglich nicht verfälschbar sein dürfen. Dokumentenechtheit nennt man diese Charakteristika. Schreibgeräte, Dokumentenmappen oder Drucker können diese Bedingungen erfüllen, die unter anderem in der ISO Norm 12757-2 DOC festgehalten sind. 


Was ist Dokumentenechtheit?

Gewisse Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder besitzen eine besondere Bedeutung, und müssen daher über längeren Zeitraum erhalten bleiben. Berufsgruppen wie etwa Notare und Juristen können davon ein Lied singen.

Elektronische Datenträger bieten zwar gute Möglichkeiten zur Informationsaufbereitung. Allerdings lohnt es sich hier über deren Lebensdauer informiert zu sein. So gibt eine Festplatte je nach Gebrauch schon nach 30 Jahren den Geist auf. Säurefreies Papier hingegen kann mehrere 100 Jahre alt werden.

Dokumentenechtheit geht jedoch darüber hinaus und beschreibt die Eigenschaft eines Schriftstückes, das nachträglich nicht geändert oder ausradiert werden darf. Die Echtheits-Garantie kann etwa bei besonders wichtigen Schriftstücken wie Verträgen oder Testamente eine grosse Rolle spielen. 

Laut der ISO Norm 121757-2 muss der Stift folgende vier Kriterien erfüllen um als dokumentenecht zu gelten. Entsprechende Produkte werden üblicherweise mit der Kennzeichnung “DOC” Versehen.




Wischbeständigkeit

Dokumentenechte Tinte muss schnell trocknen, damit diese nachträglich nicht verschmiert und die Lesbarkeit erschwert. 


Radierbarkeit

Die Tinte darf nicht ohne Spuren korrigierbar sein. Dokumentenechte Schriftstücke sollen ihre ursprüngliche Aussage garantieren. 

Bleistifte oder Füllfederhalter etwa erfüllen diese Kriterien auf keinen Fall. 


Lichtechtheit

Die Schrift muss UV-Licht beständig sein und soll auch nach längerer Exposition nicht oder wenig verblassen. 

Denn Sonnenlicht hat auf viele Materialien eine zersetzende Wirkung. Ein Effekt, der etwa bei vergilbten Postern in Schaufenstern zu beobachten ist. 


Wasserfestigkeit

Dokumentenechte Tinte soll auch nach längerem Abtauchen in Wasser die Schrift nicht oder nur wenig verformen. 

Ausserdem muss sie resistent gegen bestimmte Chemikalien und Lösungsmittel sein. 



Was ist dokumentenecht? 

Folgende Produkte sind zuverlässig dokumentenecht. Bei Unsicherheit lohnt es sich auf den Produktbeschreib zu achten. Die Kennzeichnung “DOC” signalisiert Garantie. Bei Tintenstrahldrucker liegt zudem ein Zertifikat vom Hersteller bei.

  • Die meisten Kugelschreiber
  • Toner von Kopierer und Laserdrucker
  • Textile Tintenfarbbänder
  • Kopierstift
  • Eisengallustinte
  • Gewisse Bürostempel 
  • Tintenstrahldrucker mit Zertifikat 

Was ist nicht dokumentenecht? 

Folgende Produkte erfüllen die vier Kriterien (Wischbeständigkeit, Radierbarkeit, Lichtechtheit und Wasserfestigkeit) für Dokumentenechtheit nicht.

  • Bleistifte
  • Füllfederhaltertinten
  • korrekturfähige Carbonbänder für Schreibmaschinen (Standard)
  • Normale Tintenstrahldrucker
  • Thermopapier


Was heisst Dokumentenechtheit bei Stiften?

 



Im Grunde garantiert Pigmenttinte die Dokumentenechtheit, die im Vergleich mit Tinte auf Wasserbasis resistent ist. Die meisten Kugelschreiber erfüllen die Kriterien, da die Tinte auf Öl statt Wasserbasis besteht, um vor dem Austrocknen zu schützen.


Laut Faustregel sind dabei die Farben Schwarz und Blau zuverlässig. Rot ist in besonderen Fällen dokumentenecht, falls vom Hersteller garantiert. Von Grün oder weiteren Farben sollte die Finger gelassen werden.



Welche DIN ISO Normen beinhalten Kriterien zur Dokumentenechtheit von Stiften?

ISO 12757-2

Kugelschreiber und Kugelschreiberminen - Teil 2: Anwendung für Dokumente (DOC)

ISO 27688-2

Gelroller und Gelroller-Minen - Teil 2: Anwendung für Dokumente (DOC)

ISO 14145-2

Rollerballs und Rollerball-Minen - Teil 2: Anwendung für Dokumente (DOC)




Was heisst Dokumentenechtheit bei Drucker?


Nicht jeder Drucker liefert dokumentenechte Ausdrucke. Auch ausgedruckte Dokumente können unter Umstände frühzeitig Form und Farbe verändern oder gezielt verändert werden. 

Die Faustregel hier ist: Monochrome Laserdrucker sind dokumentenecht, da sie die Schrift zum einen ins Papier brennen. Dafür verwenden sie des Weiteren Kohlenstoff. Die Substanz ist lichtbeständig und verhilft der Langlebigkeit des Ausdruckes.


Tintenstrahler sind grundsätzlich nicht dokumentenecht, haben in dieser Hinsicht jedoch aufgeholt. Hier liegt die Krux in der verwendeten Tintenpigmente. Die gängige Farbstofftinte (DYE-Tinte) ist wasserlöslich und somit leicht verfälschbar. Alternativ dazu verfügt eine Pigmenttinte über wasserfeste, langlebige und farbintensive Eigenschaften. Nachteil ist, dass sie relativ schnell verklumpt und die Tintenpatrone schneller aufgebraucht werden sollte. 

Zur Sicherheit sollte auf ein entsprechendes Zertifikat des Herstellers zur Dokumentenechtheit geachtet werden. 



Was heisst Dokumentenechtheit bei Prospekthüllen


Auch bei der Lagerung und Archivierung besteht keine absolute Sicherheit.
Viele herkömmliche Prospekthüllen sind aus PVC gefertigt und beinhalten oft Weichmacher. Diese bewirken, dass die Tinte über die Zeit hinweg verblasst und ausbleicht. Diesen chemischen Prozess nennt man “Ausbluten”.

Dokumentechte Prospekthüllen enthalten in der PVC-Hartversion entweder keine Weichmacher oder sind aus Polypropylen (PP).



Dokumentenechte Produkte

Kugelschreiber, Faserschreiber, Kopierstifte, Tintenpatronen und Prospekthüllen welche die DOC Kriterien erfüllen. Hier bestellen:



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